Secrétaire de direction

Placé(e) sous l’autorité du Directeur d’établissement et en lien fonctionnel avec les chefs de service, vos missions sont les suivantes :

La gestion administrative du personnel :

• Constituer, suivre et archiver les dossiers du personnel,
• Rédiger les contrats de travail et avenants aux contrats de travail,
• Recueillir et saisir les éléments variables de paie et des absences,
• Assurer la gestion du personnel (annualisation, congés, absences, formations…).

La gestion du secrétariat :

• Assurer les tâches de secrétariat (courriers, accueil téléphonique, tenue des dossiers…),
• Assurer la liaison entre les services éducatifs, les services supports, les différents partenaires et les interlocuteurs administratifs,
• Mettre à jour différents tableaux,
• Rédiger et mettre en forme les documents et informations nécessaires au service,
• Réaliser des tâches de classement, d’archivage,
• Assurer un lien avec les équipes éducatives,
• Assister l’équipe de direction dans la rédaction de ses courriers, procédures, bilans….

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• Diplôme de niveau 5 souhaité (BTS Assistant(e) de Direction)
• Expérience souhaitée, une connaissance du secteur médico-social serait un plus
• Permis B souhaité (déplacements fréquents dans les différents établissements)
• Très bonne maîtrise de l’outil informatique notamment Word et Excel. La connaissance du logiciel CEGI et OCTIME serait un plus
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Dynamisme, force de proposition, prise d'initiatives, polyvalence, discrétion et rigueur